Regulamin

Programu Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych w ramach którego przyznawany jest CERTYFIKAT SPRAWDZONEGO WYKONAWCY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Certyfikacja Wykonawców Zamówień Publicznych to program skierowany do wszystkich podmiotów, które aktywnie uczestniczą w zamówieniach publicznych. W ramach Programu przyznawany jest Certyfikat Sprawdzonego Wykonawcy Zamówień Publicznych. Posiadanie Certyfikatu Sprawdzonego Wykonawcy Zamówień Publicznych stanowi istotny atut dla każdej firmy biorącej udział w zamówieniach publicznych, daje bowiem możliwość wykazania jakości i wiarygodności oferowanych przez nią usług. Certyfikat potwierdza to, co najważniejsze, czyli wykonanie powierzonych zadań na najwyższym poziomie. 

I. 

Cel Programu

Celem Programu jest promowanie wysokich standardów realizacji zamówień publicznych, realizowanych we wszystkich trybach przetargowych oraz pozaprzetargowych (zapytań o cenę, zapytań ofertowych) a także wspieranie rozwoju Uczestników Programu poprzez promocję ich pozytywnego wizerunku, wynikającego z uczestnictwa w Programie. Realizacja celu odbywa się poprzez przyznawanie Certyfikatów firmom, które w sposób prawidłowy wywiązały się ze zobowiązań zaciągniętych w wyniku wykonywania zamówień publicznych lub świadczyły usługi jako podwykonawcy oraz spełniły inne wymagania, określone w niniejszym regulaminie.

II.

Organizator Programu

Organizatorem Programu, zwanym również w niniejszym regulaminie Organizatorem, jest Krajowe Centrum Certyfikacji Wykonawców sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, 15-437 Białystok, ul. Dr Ireny Białówny 9/1, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: Nr KRS 0000639685 o kapitale zakładowym w wysokości 50 000 zł, posiadające numer identyfikacji podatkowej NIP: 5423260604. Organizator posiada wyspecjalizowany zespół osób, pozwalający na prawidłową realizację Programu. 

III.

Uczestnicy Programu

1. Uczestnikiem Programu, zwanym również w niniejszym regulaminie Uczestnikiem, może zostać podmiot gospodarczy (osoba prawna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące wspólnie działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej), który spełnił łącznie następujące warunki:

1) prowadzi działalność gospodarczą przez okres co najmniej 6 miesięcy,

2) zawarł z Organizatorem umowę o współpracy w zakresie uczestnictwa w Programie,

3) nie zalega z płatnościami wobec Organizatora,

4) wyraził zgodę na publikowanie przez Organizatora w ramach Programu następujących danych dotyczących jego firmy:

a) pełna i skrócona nazwa,

b) adres siedziby,

c) numer identyfikacji podatkowej (NIP),

d) numer w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON),

e) organ rejestrowy oraz numer we właściwym rejestrze,

f) główny przedmiot działalności,

g) adres poczty elektronicznej e-mail,

h) numer telefonu,

i zobowiązał się do ich aktualizacji w czasie trwania Programu,

5) potwierdził chęć uczestnictwa w Programie poprzez zaakceptowanie postanowień Regulaminu.

2. Uczestnik Programu ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawdziwość i aktualność danych.


IV.

Warunki uczestnictwa w Programie

Warunkiem uczestnictwa firmy w Programie jest:

1. Zawarcie umowy pomiędzy Uczestnikiem Programu a Organizatorem Programu lub Partnerem Organizatora Programu, określającej główne warunki uczestnictwa w Programie, w tym wysokość opłaty, jaką będzie zobowiązany ponieść Uczestnik Programu. Koszty uczestnictwa mogą się różnić dla poszczególnych Uczestników Programu.

2. Dokonanie opłat. Uczestnik Programu zobowiązany jest do dokonania z góry opłaty za uczestnictwo w programie i przyznanie Certyfikatu.

3. Wpłaty będą dokonywane na konto Organizatora Programu lub Partnera Organizatora Programu na podstawie faktury pro-forma w terminie 7 dni od daty wystawienia. Umowa pomiędzy Organizatorem Programu lub Partnerem Organizatora Programu a Firmą zgłaszającą się do Programu zawierana jest w formie ustnej, dokumentowej lub w formie pisemnej.

4. W przypadku zakończenia postępowania sprawdzającego wynikiem negatywnym, co jest równoznaczne z odmową wydania Certyfikatu Sprawdzonego Wykonawcy Zamówień Publicznych, opłata nie jest zwracana.

5. Zawarcie umowy uczestnictwa w Programie w sposób określony powyżej oznacza, że Uczestnik Programu zapoznał się z treścią Regulaminu, akceptuje Regulamin i wyraża zgodę na jego postanowienia.

V.

Ochrona danych

1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Krajowe Centrum Certyfikacji Wykonawców sp. z o.o. Dane osobowe Uczestnika Programu przetwarzane są w celu zawarcia oraz wykonania Umowy, a także w celach z tym związanych. Administrator może przetwarzać dane osobowe Uczestników Programu w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług.

2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Uczestników Programu są:

a) niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania Umowy,

b) realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w tym wynikających z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (m.in. rozpatrywanie reklamacji i zgłoszeń nadużyć),

c) realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (m.in. komunikacja z Użytkownikiem poprzez strony internetowe, w tym poprzez czat, telefonicznie),

d) realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (tj. prezentowanie ofert produktów i usług).

3. Dane osobowe Uczestników Programu przechowywane są przez okres obowiązywania Umowy, a po jego zakończeniu do czasu przedawnienia roszczeń związanych z Umową (okres ten wynika z Kodeksu cywilnego).

4. Dane osobowe Uczestników Programu mogą być przekazywane:

a) podmiotom działającym na podstawie przepisów prawa (organom publicznym), w tym m.in. prokuraturze, Policji oraz Urzędowi Skarbowemu – w związku z realizacją obowiązków prawnych ciążących na Administratorze;

b) podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne, usługi dodatkowe świadczonych przez Administratora lub za jego pośrednictwem – w zakresie niezbędnym do realizacji tych usług.

5. W związku z przetwarzaniem danych osobowych Uczestnikom Programu przysługują określone prawa, w tym:

a) prawo dostępu do danych osobowych dotyczących Uczestników Programu,

b) prawo do sprostowania tych danych,

c) prawo do usunięcia tych danych,

d) prawo do ograniczenia przetwarzania tych danych,

e) prawo do przenoszenia tych danych,

f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania tych danych (w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest realizacja prawnie uzasadnionych interesów),

g) prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda) – na zasadach określonych w przepisach o ochronie danych osobowych, w tym w przepisach RODO,

h) prawo wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych.

VI.

Warunki przyznania Certyfikatu Sprawdzonego Wykonawcy Zamówień Publicznych

1. Uczestnictwo w Programie.

2. Przedstawienie aktualnego wyciągu z rejestru sądowego KRS lub zaświadczenie prowadzeniu działalności gospodarczej (wyciągi pobierane są przez Organizatora Programu z ogólnodostępnych urzędowych baz danych).

3. Przedstawienie zaświadczeń i referencji.

4. Dokonanie opłaty certyfikacyjnej.

VII.

Procedura Weryfikacyjna

1. Program Certyfikacji opiera się na weryfikacji prawidłowości zrealizowanych umów zwartych przez Uczestnika Programu (Wykonawcę lub Podwykonawcę) w wyniku przeprowadzonych postępowań zamówień publicznych w trybach przetargowych i pozaprzetargowych w tym umów w charakterze podwykonawcy.

2. Firma zgłaszająca chęć uczestnictwa w programie zostaje poddana wstępnej weryfikacji, mającej na celu ustalenie, do jakiej kategorii: Wykonawców czy Podwykonawców zostanie zakwalifikowana.

3. Po akceptacji oferty i zawarciu umowy Uczestnik Programu zobowiązany jest do dokonania opłat zgodnie z Rozdziałem IV Regulaminu.

4. Zakwalifikowana do uczestnictwa w Programie Firma zobowiązana jest w terminie 5 dni roboczych, licząc od dnia zawarcia umowy, przesłać Organizatorowi Programu w formie elektronicznej lub listownej, referencje oraz zaświadczenia potwierdzające prawidłowo zrealizowane umowy.

5. W terminie 30 dni, licząc od dokonania opłaty, Organizator przeprowadzi audyt Uczestnika, poprzez potwierdzenie wybranych postępowań w jakich Uczestnik Programu brał udział w ostatnich trzech latach, licząc od daty, w której Uczestnik zgłasza się do Programu oraz prawidłowość zrealizowanych zobowiązań poprzez potwierdzenie u Zamawiających na rzecz, których Uczestnik realizował umowę. Organizator zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu weryfikacji z przyczyn powstałych niezależnie od Organizatora np. w przypadku przedłużenia oczekiwania na potwierdzenie referencji u Zamawiających

6. W przypadku opóźnienia w nadesłaniu referencji przez Uczestnika Programu, termin na wykonanie audytu, o którym mowa w punkcie 5 (powyżej) wydłuża się o liczbę dni opóźnienia nadesłanych referencji.

7. Uczestnik Programu akceptuje i wyraża zgodę na publikację nadesłanych referencji na specjalnie utworzonej stronie Uczestnika Programu w Serwisie Organizatora.

8. Usługodawca może odstąpić od umowy w terminie 2 lat od wystąpienia zdarzenia uzasadniającego odstąpienie od umowy, w następujących sytuacjach:

a) Uczestnik Programu zalega o co najmniej 14 dni z zapłatą należności wobec Organizatora z jakiegokolwiek tytułu, w tym tytułu wykonania Usługi bez konieczności uprzedniego wezwania do zapłaty.

b) Zamówienie zostało złożone przez osobę nie będącą przedsiębiorcą.

Odstąpienie od umowy o świadczenie Usługi dostępu uważa się za skutecznie złożone z chwilą wysłania go na adres mailowy Usługobiorcy podany w Zamówieniu

9. Z chwilą przyznania Certyfikatu Uczestnik Programu otrzymuje:

a) Certyfikat w wersji papierowej, zabezpieczony i wydrukowany przez Polską Wytwórnie Papierów Wartościowych.

b) Certyfikat w wersji elektronicznej.

c) Utworzoną stronę w serwisie Organizatora, prezentującą Uczestnika Programu oraz przyznany Certyfikat.

d) Utworzoną na stornie Uczestnika Programu bazę referencji.

VIII.

Promocja Programu

Program Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych może otrzymać wsparcie ze strony mediów oraz instytucji publicznych i prywatnych. Organizator ma prawo wykorzystywać logotyp, cytaty i zdjęcia Uczestników Programu we wszystkich kampaniach promocyjno-marketingowych Programu przez okres 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy z Uczestnikiem Programu. 

IX.

Znak Programu

Uczestnik Programu jest uprawniony do posługiwania się Logo Certyfikatu oraz Certyfikatem przez cały okres uczestnictwa w Programie.  

X.

Wykluczenie z Programu

1. Uczestnik Programu może zostać wykluczony z Programu, jeżeli:

a) zostanie postawiony w stan likwidacji lub zostanie wszczęte w stosunku do niego postępowanie upadłościowe,

b) zawiesi działalność gospodarczą,

c) narusza postanowienia Regulaminu.

2. W przypadku wykluczenia Uczestnika z Programu, Uczestnik traci prawo do korzystania z materiałów i uprawnień przyznanych przez Organizatora Programu, w tym prawo do korzystania ze Znaku Programu oraz korzystania z zaoferowanych świadczeń i usług. Ponadto zobowiązany jest do usunięcia wszelkich informacji, materiałów graficznych ze strony internetowej oraz z jakichkolwiek innych miejsc, w których zostały umieszczone, a kojarzą się z Programem Organizatora.

3. O wykluczeniu z Programu, Uczestnik Programu zostanie poinformowany decyzją wysłaną w formie pisemnej. Uiszczone opłaty nie podlegają zwrotowi.

4. Wykluczony Uczestnik Programu może się powtórnie ubiegać o przystąpienie do Programu po upływie 6 miesięcy od momentu wykluczenia z programu.

XI.

Okres ważności Certyfikatu

1. Certyfikat przyznawany jest na okres jednego roku, licząc od dnia wydania Certyfikatu z zastrzeżeniem zdania drugiego. W przypadku, gdy Uczestnik Programu zamówił usługę Certyfikacji u Partnera Organizatora Programu, Certyfikat przyznawany jest do zakończenia okresu rozliczeniowego usługi głównej u Partnera Organizatora Programu.

2. Wydanie Certyfikatu w formie papierowej, następuje niezwłocznie po pozytywnym zakończeniu procedury weryfikacyjnej, nie wcześniej jednak niż przed uiszczeniem przez Uczestnika Programu opłaty.

3. Zasady uczestnictwa w Programie (jak np. okres uczestnictwa, częstotliwość opłat) dla każdego z Uczestników mogą być określane indywidualnie w umowie zawartej pomiędzy Organizatorem a Uczestnikiem Programu, lub pomiędzy Partnerem Organizatora a Uczestnikiem Programu.

XII.

Postanowienia Końcowe

1. Regulamin wchodzi w życie z chwilą opublikowania na niniejszej stronie.

2. Wszelkie zmiany w treści Regulaminu będą natychmiast podawane do wiadomości Usługobiorcom za pośrednictwem poczty elektronicznej.

3. W sprawach nie unormowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.