Regulamin

Programu Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych 

Certyfikacja Wykonawców Zamówień Publicznych to program skierowany do wszystkich firm, które aktywnie uczestniczą w zamówieniach publicznych. W ramach Programu przyznane zostają Certyfikaty Sprawdzonego Wykonawcy Zamówień Publicznych. Posiadanie Certyfikatu Sprawdzonego Wykonawcy Zamówień Publicznych jest atutem dla każdej firmy biorącej udział w zamówieniach publicznych, daje bowiem możliwość wykazania jakości i wiarygodności. Certyfikat potwierdza to co najważniejsze, czyli wykonanie powierzonych zadań na najwyższym poziomie. 

I. 

Cel Programu

Celem Programu jest promowanie wysokich standardów realizacji zamówień publicznych realizowanych we wszystkich trybach przetargowych oraz pozaprzetargowych (zapytań o cenę, zapytań ofertowych) oraz wspieranie rozwoju Uczestników Programu poprzez promocję ich pozytywnego wizerunku, wynikającego z uczestnictwa w Programie. Realizacja celu odbywa się poprzez przyznawanie Certyfikatów firmom, które w sposób prawidłowy wywiązały się ze zobowiązań zaciągniętych w wyniku zamówień publicznych oraz spełniły inne wymagania, określone w niniejszym regulaminie.

II.

Organizator Programu

Organizatorem Programu jest Krajowe Centrum Certyfikacji Wykonawców sp. z o.o. z siedzibą w Białymstoku, 15-437 Białystok, przy ul. Dr Ireny Białówny 9/1, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Białymstoku XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: Nr KRS 0000639685 o kapitale zakładowym w wysokości 50 000 zł, posiadająca numer identyfikacji podatkowej NIP 5423260604. Organizator posiada wyspecjalizowany zespół osób, pozwalający na prawidłową realizację Programu.

III.

Uczestnicy Programu

1. Uczestnikiem Programu może zostać podmiot gospodarczy (osoba prawna, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoby fizyczne prowadzące wspólnie działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej), który spełnił łącznie następujące warunki:

1) prowadzi działalność gospodarczą co najmniej przez okres 6 miesięcy,

2) zawarł z Organizatorem umowę o współpracy w zakresie uczestnictwa w Programie,

3) nie zalega z płatnościami wobec Organizatora Programu,

4) wyraził zgodę na publikowanie przez Organizatora Programu danych dotyczących jego firmy w ramach Programu:

a) pełna i skrócona nazwa,

b) adres siedziby,

c) numer identyfikacji podatkowej (NIP),

d) numer w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON),

e) organ rejestrowy oraz numer we właściwym rejestrze,

f) główny przedmiot działalności,

g) adres poczty elektronicznej e-mail,

h) numer telefonu,

i zobowiązał się do ich aktualizacji w czasie trwania Programu,

5) potwierdził chęć uczestnictwa w Programie poprzez zaakceptowanie postanowień Regulaminu w systemie lub w odpowiedzi na otrzymany drogą elektroniczną formularz.

2. Uczestnik Programu ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawdziwość i aktualność danych.

IV.

Warunki uczestnictwa w Programie

Warunkiem uczestnictwa firmy w Programie jest:

1. Zawarcie umowy pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem Programu, określającej główne warunki uczestnictwa w Programie Certyfikacji, w tym wysokość opłaty, jaką będzie zobowiązany ponieść Uczestnik Programu. Koszty uczestnictwa mogą się różnić dla poszczególnych Uczestników Programu.

2. Dokonanie opłat. Uczestnik Programu zobowiązany jest do dokonania opłaty podzielonej na dwie części. Pierwsza opłata (wstępna) ponoszona jest za przeprowadzone postępowanie sprawdzające i wynosi 50% opłaty całkowitej za uczestnictwo w programie i przyznanie Certyfikatu. Druga opłata (końcowa) ponoszona jest przez Uczestnika Programu po pozytywnym przeprowadzeniu postępowania sprawdzającego, w wyniku którego stwierdzono możliwości przyznania Certyfikatu Sprawdzonego Wykonawcy Zamówień Publicznych.

3. Wpłaty będą dokonywane na konto Organizatora na podstawie faktury pro-forma w terminie 7 dni od daty wystawienia. Faktura VAT zostanie wystawiona w ciągu 7 dni od dokonania wpłaty. Pierwsza faktura pro-forma zostanie wystawiona wraz z przesłaną umową dla Firmy zgłaszającej się do Programu. Umowa pomiędzy Organizatorem a Firmą zgłaszającą się do Programu zawierana jest w formie dokumentowej lub w formie pisemnej. Druga Faktura pro-forma zostanie wystawiona w terminie 5 dni roboczych po zakończeniu postępowania sprawdzającego, zakończonego pozytywnym wynikiem.

4. W przypadku zakończenia postępowania sprawdzającego wynikiem negatywnym, co oznacza odmowę wydania Certyfikatu Sprawdzonego Wykonawcy Zamówień Publicznych, druga opłata (końcowa) nie jest pobierana.

5. Zawarcie umowy uczestnictwa w Programie w sposób określony powyżej oznacza, że uczestnik Programu zapoznał się z treścią Regulaminu, akceptuje Regulamin i wyraża zgodę na jego postanowienia.

V.

Ochrona danych

1. Uczestnik Programu przyjmuje do wiadomości, że Organizator Programu jest administratorem jego danych osobowych w myśl art. 7 pkt. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.1997 Nr 133 poz. 883).

2. Uczestnik Programu, wskazując Organizatorowi Programu dane, o których mowa w punkcie III wyraża zgodę na przetwarzanie tych danych w celach marketingowych i informacyjnych, w tym w szczególności wyraża zgodę na otrzymywanie komunikatów lub informacji od Organizatora Programu lub od innych podmiotów (za wiedzą i wyraźnym przyzwoleniem Organizatora Programu) oraz informacji handlowych dotyczących produktów lub usług Organizatora Programu jak i innych podmiotów (za wiedzą i wyraźnym przyzwoleniem Organizatora Programu). Zgoda ta dotyczy otrzymywania powyższych informacji lub komunikatów za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres poczty elektronicznej e-mail Uczestnika Programu, w tym także w formie załącznika do poczty elektronicznej.

3. Uczestnik Programu wyraża zgodę na przekazywanie informacji pozytywnych na jego temat tj. zgodę na przekazywanie przez Organizatora Programu do systemu Organizatora Programu informacji gospodarczych o wywiązaniu się przez niego z wszelkich zobowiązań wynikających lub mogących wynikać w przyszłości z umów i zobowiązań Uczestnika Programu.

VI.

Warunki przyznania Certyfikatu Sprawdzonego Wykonawcy Zamówień Publicznych

1. Uczestnictwo w Programie.

2. Przedstawienie aktualnego wyciągu z rejestru sądowego KRS lub zaświadczenie prowadzeniu działalności Gospodarczej (wyciągi pobierane są przez Organizatora Programu z ogólnodostępnych urzędowych baz danych).

3. Przedstawienie zaświadczeń i referencji.

4. Dokonanie opłaty certyfikacyjnej.

VII.

Procedura Weryfikacyjna

1. Program Certyfikacji opiera się na weryfikacji prawidłowo zrealizowanych umów zwartych przez Uczestnika Programu (Wykonawcę) w wyniku przeprowadzonych postępowań zamówień publicznych w trybach przetargowych i pozaprzetargowych.

2. Firma zgłaszająca chęć uczestnictwa w programie zostaje poddana wstępnej weryfikacji, mającej na celu ustalenie, do jakiej kategorii Wykonawców, zgodnie z przyjętą przez Organizatora metodologią, dany Uczestnik zostanie zakwalifikowany.

3. Po przeprowadzeniu wstępnej weryfikacji, Organizator przedstawia ofertę Certyfikacji wraz z ceną.

4. Po akceptacji oferty i zawarciu umowy Uczestnik zobowiązany jest do dokonania opłat zgodnie z Rozdziałem IV Regulaminu.

5. Zakwalifikowana do uczestnictwa w Programie Firma zobowiązana jest w terminie 5 dni roboczych, licząc od dnia zawarcia umowy, przesłać Organizatorowi Programu w formie elektronicznej lub listownej, referencje oraz zaświadczenia potwierdzające prawidłowo zrealizowane zamówienia publiczne.

6. W terminie 60 dni, licząc od dokonania opłaty wstępnej, Organizator przeprowadzi audyt Uczestnika, poprzez potwierdzenie liczby postępowań w jakich Uczestnik brał udział w ostatnich 3 latach, licząc od daty, w której Uczestnik zgłasza się do Programu oraz prawidłowość zrealizowanych zobowiązań poprzez potwierdzenie u Zamawiających nadesłanych przez Uczestnika (Wykonawcę) referencji. Organizator zastrzega sobie prawo wydłużenia terminu weryfikacji z przyczyn powstałych niezależnie od Organizatora np. w przypadku przedłużenia oczekiwania na potwierdzenie referencji u Zamawiających

7. W przypadku opóźnienia w nadesłaniu referencji przez Uczestnika Programu, termin na wykonanie audytu, o którym mowa w punkcie 6 (powyżej) wydłuża się o liczbę dni opóźnienia nadesłanych referencji.

8. Uczestnik Programu akceptuje i wyraża zgodę na publikacje nadesłanych referencji na specjalnie utworzonej stronie Uczestnika Programu w Serwisie Organizatora.

9. Usługodawca może odstąpić od umowy o świadczenie Usługi dostępu w terminie 2 lat od wystąpienia zdarzenia uzasadniającego odstąpienie od umowy, w następujących sytuacjach:

a) Uczestnik zalega o co najmniej 14 dni z zapłatą należności wobec Organizatora z jakiegokolwiek tytułu, w tym tytułu wykonania Usługi bez konieczności uprzedniego wezwania do zapłaty;

b) Zamówienie zostało złożone przez osobę nie będącą przedsiębiorcą.

Odstąpienie od umowy o świadczenie Usługi dostępu uważa się za skutecznie złożone z chwilą wysłania go na adres mailowy Usługobiorcy podany w Zamówieniu

10. Z chwilą przyznania Certyfikatu Uczestnik otrzymuje:

a) Certyfikat w wersji papierowej, zabezpieczony i wydrukowany przez Polską Wytwórnie Papierów Wartościowych.

b) Certyfikat w wersji elektronicznej.

c) Utworzoną stronę w serwisie Organizatora, prezentującą Uczestnika Programu oraz przyznany Certyfikat.

d) Utworzoną na stornie Uczestnika Programu bazę referencji.

VIII.

Promocja Programu

Program Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych może otrzymać wsparcie ze strony mediów oraz instytucji publicznych i prywatnych. Organizator ma prawo wykorzystywać logotyp, cytaty i zdjęcia Uczestników Programu we wszystkich kampaniach promocyjno-marketingowych Programu przez okres 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy z Uczestnikiem Programu.

IX.

Znak Programu

Uczestnik Programu jest uprawniony do posługiwania się Logo Certyfikatu oraz Certyfikatem przez cały okres uczestnictwa w Programie.

X.

Wykluczenie z Programu

1. Uczestnik Programu może zostać wykluczony z Programu, jeżeli:

a) zostanie postawiony w stan likwidacji lub zostanie wszczęte w stosunku do niego postępowanie upadłościowe,

b) zawiesi działalność gospodarczą,

c) narusza postanowienia Regulaminu.

2. W przypadku wykluczenia Uczestnika Programu z Programu traci on prawo do korzystania z materiałów i uprawnień przyznanych przez Organizatora Programu, w tym prawo do korzystania ze Znaku Programu oraz korzystania z zaoferowanych świadczeń i usług. Ponadto zobowiązany jest do usunięcia wszelkich informacji, materiałów graficznych ze strony internetowej oraz z jakichkolwiek innych miejsc, w których zostały umieszczone, a kojarzą się z Programem Organizatora.

3. O wykluczeniu z Programu, Uczestnik Programu zostanie poinformowany decyzją wysłaną w formie pisemnej. Uiszczone opłaty nie podlegają zwrotowi.

4. Wykluczony Uczestnik Programu może się powtórnie ubiegać o przystąpienie do Programu po upływie 6 miesięcy od momentu wykluczenia z programu.

XI.

Okres ważności Certyfikatu

1. Certyfikat przyznawany jest na okres jednego roku, licząc od dnia wydania Certyfikatu.

2. Wydanie Certyfikatu następuje niezwłocznie po pozytywnym zakończeniu procedury weryfikacyjnej, nie wcześniej jednak niż przez uiszczeniem przez Uczestnika Programu opłaty końcowej.

3. Zasady uczestnictwa w Programie (jak np. okres uczestnictwa, częstotliwość opłat) dla każdego z Uczestników mogą być określane indywidualnie w umowie zawartej pomiędzy Organizatorem Programu a Uczestnikiem

XII.

Metodologia przyznawania Certyfikatu

1. Metodologia przyznawania Certyfikatu została zaprezentowana w formie schematu blokowego w załączniku 1 do niniejszego regulaminu.

2. Stosowany w metodologii współczynnik satysfakcji oznacza wyrażony procentowo stosunek zamówień zrealizowanych prawidłowo do wszystkich zrealizowanych zamówień. Osiągnięcie współczynnika na poziomie co najmniej 75% jest warunkiem przyznania certyfikatu